Thursday, August 2, 2012

Wedding (2), the core of wedding preparation

apa aja sih, yang harus disiapin untuk membuat suatu acara wedding reception?

based on my experience, ada hal-hal yang utama yang harus dipertimbangkan dalam persiapan acara. in this post i will share the most important things that must be considered;

1. jumlah undangan

coba buat kalkulasi kira-kira berapa banyak tamu yang bakal diundang ke acara. sebagai pihak cewe, tentu lebih banyak undangan yang akan disebar ke relasi ortu cpw, dan biasanya keluarga dari cpp akan diberi jatah undangan sesuai permintaan dari keluarga cpp. tapi berapa banyak persentasi jatah undangan untuk cpw dan cpp bisa dibahas masing-masing pasangan.

untuk contoh, di acara saya ini jumlah undangan yang akan dibagikan:
a. 300 undangan untuk keluarga cpw (krn keluarga dari abah-mama saya sama2 besar, jd bnyk yg mesti diundang :D )
b. 200 undangan untuk keluarga cpp ( keluarga dan relasi ortu cpp)
c. 100 undangan untuk teman-teman cpp dan cpw
d. 40 undangan untuk tetangga sekitar rumah, karena kl kata abah, inti dari suatu resepsi adalah untuk memberi tahu kepada keluarga terdekat (termasuk tetangga) bahwa anak perempuan dirumah itu telah menikah, sehingga ga akan ada fitnah ataupun ada orang lain yang bermaksud melamar si anak perempuan di rumah tsb
e. 300-400 untuk relasi ortu cpw

masing-masing pasangan cpp-cpw pasti berbeda tentang jumlah undangan, yang penting dibicarakan dulu dengan ortu msg2 supaya tahu kira2 berapa jumlah undangan yang akan diundang, karena hal ini akan berkaitan dengan pencarian gedungnya, hehe

2. gedung

 tentukan akan dimana tempat yang akan dipakai untuk acara, dan bagaimana konsep acara yang akan dipakai. apakah akan dilakukan di rumah, di indoor, ataupun outdoor. tentunya kalau jumlah undangannya banyak, akan lebih memilih indoor, karena kapasitas orang yang dapat ditampung di rumah maupun tempat outdoor biasanya lebih kecil daripada tempat indoor. buat perbandingan juga tentang harga dan fasilitas dari tempat tersebut sehingga kita tidak keluar dari budget.

pastikan jumlah undangan yang akan diundang, dan sesuaikan dengan kapasitas tempat yang akan dipilih. jangan sampai misalnya undangannya 2000 orang, tapi tempatnya hanya memuat 1000 orang. tempat acara akan jadi penuh sesak dan panas. gedung harus dipastikan dulu sebelum mulai memesan catering dan lainnya, karena zaman sekarang ini hampir setiap minggu ada acara pernikahan, sehingga belum tentu tempat yang kita mau belum terbooking pada tanggal rencana acara pernikahan kita.

3. catering dan dekorasi

 banyak catering yang menawarkan paket dengan dekorasinya, sehingga kita tidak perlu lagi mencari vendor dekorasi setelah mencari vendor catering. walaupun pada acara saya, catering saya inginkan tidak bisa mendekor, sehingga saya harus mencari vendor dekorasi juga hehe

catering bisa disesuaikan dengan budget acara, karena paket yang ditawarkan itu sangat bervariasi, tergantung dari vendor cateringnya dan juga jumlah/jenis makanan yang akan disajikan. satu hal yang sangat ingin saya hindari adalah makanan yang telah habis ketika acara masih berlangsung, sehingga kita harus memesan makanan tersebut lebih dari jumlah orang yang diundang, hanya untuk jaga2 :)

untuk catering, tanya dulu persentasi jumlah buffet dan food stallnya. contohnya, kalau suatu catering bilang bahwa buffetnya 80% dan food stallnya 60%, berarti sewaktu acara, misalnya kita memesan untuk 1000 orang, buffet yang akan disajikan adalah sebanyak 800 porsi, dan food stallnya sebanyak 600 porsi. pilih menu yang sesuai dengan keinginan anda karena biasanya menu yang ditawarkan juga bervariasi. tanya ke catering yang ingin kalian pakai, kapan acara terdekat yang menggunakan vendor tersebut, sehingga kita bisa datang dan mencicipi makanan dan juga melihat dekorasi yang dikerjakan oleh vendor tsb.

untuk dekorasi, pilih tema yang akan dipakai untuk acara resepsi, apakah minimalis, konvensional, garden party, dsb. pilih juga warna yang akan digunakan untuk tema acara karena masalah warna ini juga akan dipakai untuk menentukan warna gaun dan undangan.

4. perias

 untuk cpw terutama, harus hati2 dalam memilih perias. kata bibi saya, untuk memilih perias itu jangan cuma melihat dari foto2 hasil riasannya saja, karena bagaimanapun, foto itu bisa diedit. Coba datangi sanggar riasnya dan lihat apakah sanggarnya itu besar dan rapi, dan gaun2nya tertata dengan baik. kalau sanggarnya bagus, kemungkinan hasil kerjanya juga bagus. namun jika sanggarnya tidak rapi, maka kita juga harus curiga dengan hasil riasannya, bukan? :D
kata bibi saya lagi, yang membedakan pengantin dengan penerima tamu atau pager ayunya adalah dari cahaya yang dipancarkan dari muka sang cpw, dan perias juga berperan untuk membantu mengeluarkan cahaya tsb.

perias sekarang banyak yang menawarkan paket dengan gaun pengantinnya, termasuk untuk pakaian ortu cpw-cpp. beberapa perias pun ada yang menawarkan paket gaun pengantinnya itu dibuat baru, istilahnya adalah sewa perdana, jadi kita bisa tambah 2-5 juta dan design dan warnanya bisa kita yang tentukan, plus gaun yang kita pakai itu bukan gaun bekas dipakai orang lain, namun gaun tsb tetap menjadi hak milik perias.

banyak juga yang menawarkan perias beserta upacara adatnya, sehingga kita tak perlu mencari lagi vendor untuk upacara adatnya.

Mungkin itu adalah vendor-vendor yang paling inti yang benar-benar harus dipikirkan dan dipilih secara matang, melalui banyak survey dan juga cari tahu berdasarkan pengalaman teman2 deket kita yang bisa kita percaya.

5. KUA

kalo ga ada izin dari lembaga yang satu ini, hal-hal yang diatas ini bakal jadi percuma. pokonya secepat mungkin diurus ke KUA tempat kita tinggal, kalau misalnya akadnya dilakukan di kota yang berbeda dari tempat tinggal menurut ktp kita, kita harus buat surat numpang nikah untuk KUA tempat akad bakal dilaksanakan. harus ada surat keterangan dari RT dan RW untuk ngurus di KUA, dan siapkan pas foto kedua mempelai yang banyak.
makin cepat ngurus yang satu ini makin baik deh, hehe

Hal-hal lain yang perlu kita perhatikan lainnya akan menyusul di post2 saya selanjutnya ya, termasuk vendor-vendor yang telah saya cari tahu waktu wedding preparation saya :D








0 comments: